IATI organiseert regelmatig community events, waar leden en belangstellenden kennis en ervaringen delen. Onlangs werd de IATI Virtual Community Exchange gehouden. Verspreid over twee dagen waren er zowel plenaire als paralelle workshop sessies rond transparency, data use, analyses, nieuwe initiatieven etc. Sommige sessies waren theoretisch en conceptueel, maar de meeste sessies waren lekker praktisch. Zo ook de sessie met als onderwerp: “10 common mistakes to avoid for IATI publishers”. De presentatie werd gegeven door twee personen die ondersteuning geven op het gebied van IATI; de gegevens komen dus direct vanuit de bron.
- Verwarring over het het Organisatie ID en de publisher ID. Verkeerde API key.
Het Organisatie ID is het ID wat is toegewezen door derden en is dus geen IATI specifiek ID. Het Publisher ID is de ID die door IATI aan de organisatie is toegekend. De API key is alleen van toepassing bij gebruik van producten zoals Aidstream. Van belang is dat de API key admin toegang geeft tot IATI. - Organisatiebestand niet publiceren
Iedere publisher moet tenminste 1 organsatiebestand en 1 activiteitenbestand hebben. In het organisatiebestand is informatie opgenomen zoals het publisher ID, maar ook gegevens over eerdere IATI publicaties. Zie bijvoorbeeld de Oxfam organisatiegegevens. - Verwarring tussen IATI registratie en Aidstream registratie
De Aidstream registratie kan alleen worden opgezet als er een bestaande IATI registratie is. Logisch, maar het zorgt soms voor verwarring. - Onjuiste deelnemende organisatie ID’s
Er worden nog wel eens intern gebruikte organisatie ID’s gebruikt, in plaats van de organisatie ID’s van deelnemende organisaties, zoals geregistreerd bij IATI. Dit kan eenvoudig worden herkend als de organisatie ID bijvoorbeeld bestaat uit alleen een getal of uit een naam. De organisatie ID heeft een specifiek en herkenbaar masker. - Publiceren van verborgen G-drives en/of onjuiste bestandsformaten zoals HTML of PDF.
Het bestand wat kan worden geinterepreteerd door IATI is altijd een XML bestand. Andere bestandsformaten worden niet herkend. Dit kan worden herkend door de Validator. Vooral wanneer sprake is van ‘eigen gefabriceerde uploads’ kan dit probleem zich voordoen. - Activiteits ID zonder Organisatie ID
Een activiteits ID begint met het organisatie ID, dus een activiteits ID wat niet het organisatie ID bevat is onjuist. En dit komt veel voor. - Aanmaken van nieuwe activiteiten voor ieder kwartaal of voor iedere result indicator.
Het aanmaken van nieuwe activiteiten voor ieder kwartaal of voor iedere resultaat indicator is niet nodig en betekent een heleboel extra werk. Een activiteit kan meerdere resultaten en indicatoren bevatten en de activiteit kun je aanvullen met de laatste gegevens over resultaten en financien gedurende de hele looptijd. - Verwarring tussen transactie types.
Inkomende fondsen worden soms verward met inkomende commitments, uitgaven waarbij de donor is gemarkeerd als de partij die het geld heeft uitgegeven, etc. Het transactie type is een belangrijk kenmerk wat correct moet worden gekozen. Voor al het inkomende geld is de organisatie de ontvanger en voor alle uitgaven is de organisatie de uitgevende organisatie. Het moet dus altijd vanuit het perspectief van de activteit worden bekeken. - Ontbreken van baselines
Wanneer organisaties veel werk steken in het publiceren van gerealiseerde resultaten, maar de baseline niet hebben ingevuld, kan ook geen voortgang worden gemeten. Voor rapportages, ook die worden gebruikt door donoren, zijn juist de voortgangsgetallen en visualisaties de meest gebruikte. Deze zijn echter leeg als er geen baseline (of target) is ingevuld. - Publiceren van gevoelige gegevens.
Afhankelijk van het land of van het type projecten kunnen er geheime of gevoelige gegevens verbonden zijn aan het project. Deze gegevens mogen niet worden gepubliceerd in IATI omdat dit risico’s kan opleveren voor personen of organisaties. Belangrijk is om ook de teksten te verifieren, omdat hier soms bepaalde gegevens in kunnen staan die juist niet gepubliceerd mogen worden. En als er toch iets is gepubliceerd wat niet had gemoeten, lees dan hier over het verwijderen van data.
Naschrift
8 van deze 10 problemen zijn niet van toepassing wanneer gebruik wordt gemaakt van de IATI Publisher vanuit ProjectConnect. Door het wegvallen van handmatige invoer en door het automatisch formatteren van het IATI bestand is het niet meer mogelijk om formatteerfouten te maken. Voor het publiceren van gevoelige gegevens is een preview functie en een desgewenst formele goedkeuringsstap toegevoegd.
Deel dit artikel: